PM angående motionsförslag runt IFK Uddevalla

28 maj 2019 0 kommentarer

Uppdrag

Vid ordinarie årsmöte med medlemmarna i IFK Uddevalla den 29 april 2019 behandlades en motion som inkommit till årsmötet avseende att utreda förutsättningarna för att föreningen ombildas till en så kallad alliansförening.

-Årsmötet beslutade att godkänna motionen.

-Årsmötet beslutade att tillsätta en arbetsgrupp med uppdrag att utifrån motionens förslag och för hela föreningens bästa ta fram och beskriva förutsättningarna att IFK Uddevalla ombildas till en så kallad alliansförening. Arbetsgruppen kan också lämna egna förslag till alternativ organisering av föreningens verksamheter.

Bakgrund

IFK Uddevalla har bedrivit fotbollsverksamhet sedan 1905. Under föreningens tidigare verksamhet har också andra sporter bedrivits inom föreningen. Detta har gjorts i form av mer eller mindre självständiga sektioner. Dessa har senare avskiljts från föreningen och exempelvis bildades Uddevalla Hockey Club (UHC) genom att IFK´s ishockeysektion upphörde och blev en egen förening.

På senare år har intresset för inomhusfotboll, Futsal, utvecklats inom föreningen och har dessutom varit mycket framgångsrik i seriesammanhang. Man har blivit svenska mästare tre säsonger i följd. Utvecklingen och de sportsliga framgångarna har skett genom stort engagemang och många goda insatser från såväl spelare, ledare och andra verksamma inom futsal, men också från andra verksamheter inom föreningen.

Verksamheten i föreningen har utåt sett bedrivits i en sektionsliknande organisationsform. De fyra ”sektionerna” har bestått av fotboll elit, futsal, ungdom och kamratgården. De olika sektionernas ekonomi har i möjligaste mån särredovisats men har inte kommunicerats på ett tillfredställande sätt.

Liksom i många andra föreningar har också IFK haft svårt att bygga en funktionell organisation med tillräckligt många och engagerade samt kompetenta medarbetare. Detta har under senare år satt ett starkt tryck på föreningen, då få personer har fått hantera för mycket av arbetsuppgifterna inom föreningens verksamhet. En viss obalans och spänning har också uppstått i föreningen med en mer utvecklad och traditionell verksamhet som bedrivs inom fotbolls- och ungdomsverksamheterna i relation till den i ständig utveckling bedrivna verksamheten inom futsal.

Föreningen har under senare år inte haft en stabil ekonomi utan resultaten har kraftigt varierat mellan åren. En påverkande faktor är givetvis den relativt nya verksamheten som futsal representerar, vilken är svårplanerad då den är under tillväxt med stora sportsliga framgångar.

Nuläge

För att kunna utföra det tilldelade uppdraget har arbetsgruppen försökt att bilda sig en egen uppfattning om hur situationen i föreningen ska beskrivas. Det förekommer mycket personliga uppfattningar som kommuniceras i olika sammanhang, vilket leder till ryktesspridning och ibland felaktiga uppfattningar om vad som egentligen gäller. Då bristande kommunikation råder om verkliga förhållanden infinner sig också en frustration bland de verksamma inom föreningen. En negativ bild av föreningen och dess verksamhet riskerar att spridas på grund av bristande kommunikation och för mycket ”tjafs”.

Det vi har kunnat komma fram till som har betydelse för uppdragets genomförande kan vi sammanfattningsvis beskriva som följande:

Det finns för få personer i den stödjande organisationen avseende såväl fotboll elit, ungdom som futsal
Den tänkta sektionsindelade föreningen med utdelade ansvar har inte fungerat som tänkt och man upplever avsaknad av kommunikation, ordning och reda samt kontinuitet
Styrning och ledning av föreningens verksamhet har blivit personberoende och personstyrd
Föreningens ekonomi är ansträngd och behöver få en långsiktig lösning för att en gynnsam utveckling av föreningens verksamhet ska kunna ske enligt de intentioner som finns
IFK som förening upplevs inte kunna ge det stöd som behövs för utveckling, det finns ingen trygg famn och tillför ingen utvecklingskapacitet
De olika verksamheterna inom föreningen behöver kunna utvecklas utifrån sina egna förutsättningar

Vi bedömer att ovanstående punkter har avgörande betydelse för föreningens möjligheter till framtida utveckling. Vårt uppdrag har vi bedömt att utifrån motionens intentioner beskriva vad vi anser att föreningen behöver göra för att skapa bästa möjliga förutsättningar för föreningens framtida utveckling. Detta innebär att beakta frågor som långsiktighet, kontinuitet, delaktighet, organisering, ledning och styrning samt ekonomisk kontroll. Men också beakta vad som är bäst för föreningens olika verksamheter då de bedrivs med skilda förutsättningar.

Analys

För att förstå de drivkrafter och förutsättningar av betydelse som finns mellan och inom föreningen har vi utgått från ett antal frågeställningar som vi anser viktiga för det fortsatta arbetet.

Grundläggande fråga: Ska man se fotboll och futsal som två i grunden liknande verksamheter eller finns det grundläggande olikheter som gör att man inte kan samverka och lära av varandra?

SVAR: Verksamheterna är mycket närbesläktade och som sport tillhör båda Svenska Fotbollsförbundet som organisation. Med ett väl utvecklat samarbete bör man kunna tillföra varandra kunskaper och bidra till utvecklingen för båda verkamheterna.

Hur mycket synergier finns mellan fotboll och futsal?

SVAR: Inom föreningens ungdomsverksamhet finns bärande samverkansfördelar och de seniorspelare som tillhör föreningen kan användas på ett enkelt sätt av båda verksamheterna. De båda verksamheterna borde på ett framgångsrikt sätt kunna komplettera och lära av varandra genom fotbollens mer traditionella verksamhet och den förhållandevis nya och växande verksamheten inom futsal.

De gemensamma resurserna som kamratgårdens och kansliets funktioner används i varierande grad av båda och behöver inte vara någon skillnad mellan en sektionsstyrd förening eller en alliansförening.

Hur ska vi se på ungdomsverksamheten? Ska den inte vara en stimulans till ungdomar att spela boll och vara ”inkörsport” oavsett fotboll/futsal?

SVAR: Det är inte meningsfullt att bygga upp två ungdomsverksamheter som dessutom kan komma att konkurrera om såväl ungdomar som ledare. Ungdomar ska inte behöva välja för tidigt.

Som det är idag tillhör seniorspelarna samma förening och kan således variera med deltagande i såväl fotboll som futsal. Vid två skilda föreningar hur hanterar man de som vill och kan spela både och?

SVAR: Det är två olika sporter och hanteras separat. Men i en alliansförening kan det påverka samarbetet på ett negativt sätt om var och en håller på sitt.

Hur är tillståndet med föreningens ekonomi?

SVAR: Den ekonomiska relationen med föreningens ordförande och hans bolag och vad den innebär för föreningens kort- och långsiktiga ekonomi måste tydliggöras omgående och påverkar i stor utsträckning det fortsatta arbetet.

I den fortsatta analysen har vi valt att koncentrera oss på två tänkbara förslag. Vi har valt att beskriva motionens förslag med en alliansförening i relation till en fungerande förening med mer eller mindre självstyrande sektioner.

Alliansförening

Företeelsen att organisera en förenings verksamheter i skilda juridiska personer har funnits sedan många år. Vanligtvis består en alliansförening av en ”moderförening” som kan ha som enda uppdrag att förvalta föreningens varumärke och/eller gemensamma tillgångar som exempelvis idrottsanläggningar. Man kan också bedriva administrativa servicefunktioner för de ingående medlemsföreningarna.

De anslutna medlemsföreningarna är helt självständiga med egen styrelse och egen ekonomi men kan genom avtal använda sig av moderföreningens varumärke och eventuella stödfunktioner. Medlemsföreningarna kan genom egna styrelsebeslut välja att gå ur alliansföreningen om man inte anser det skapar mervärde längre.

Vid övergång från en befintlig förening och uppdelning i medlemsföreningar ska den befintliga föreningens tillgångar, skulder och ansamlade resultat fördelas mellan de nya föreningarna.

De skäl som man kan se ligger till grund för bildandet av de alliansföreningar som finns idag är vanligen följande:

Föreningen har verksamheter som inte har något direkt samband med varandra och heller inte har synergier av att verka tillsammans (IFK Göteborg, ÖIS )
En betydande omfattning av verksamheterna, kritisk massa (Djurgården)
Någon form av ekonomisk ”kris” som göra att man juridiskt behöver separera verksamheter.

För att ytterligare analysera motionens intentioner att bilda en alliansförening har vi bedömt alliansföreningens styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT). De nedanstående synpunkterna är inte graderade och värderade mot varandra men är tänkt att ge en bild av vad som måste beaktas vid valet av att bilda en alliansförening.

Styrkor

Mycket tydligt avskilda verksamheter, ansvar och ekonomi
Alla beslut närmare och berör endast den egna verksamheten
Ökade incitament för att göra egna insatser då det hamnar hos "oss"
Tydligare medlemskap och tillhörighet
Verksamheterna fotboll och futsal helt skilda från varandra
Mindre risk för ”tjafs” mellan fotboll och futsal

Svagheter

Ingen samordning inom ramen för IFK Uddevalla
Synergier och möjligheter till effektivisering tas inte tillvara
Konkurrens om spelare
Sårbarheten ökar då man är en liten gren
Oerfarenhet av att arbeta i en ”gren”förening

Möjligheter

Större möjligheter att tillvarata särintressen och utvecklas efter egna förutsättningar
Ökar utvecklingspotentialen
De nya föreningarna bestämmer själv vilka samarbetspartner man vill ha
Ökad attraktivitet för sponsorer
Större respekt för varandras (grenarnas) olikheter

Hot

Svårt att i nuläget överblicka såväl kortsiktiga som långsiktiga konsekvenser
Varumärket IFK Uddevalla kan utvecklas i olika riktningar
En alliansförening har all beslutanderätt och kan exempelvis själva besluta om utträde ur alliansen
Futsal ännu inte tillräckligt ”mogna” att stå på egna ben såväl organisatoriskt som ”Kompistänket” måste ersättas med professionellt förenings-/organisationstänk
Kan bli konkurrens om sponsormedel
Alliansföreningarna blir små och sårbara
En alliansförening kan bryta sig loss och också byta namn.
Osäkert om futsal klarar ekonomiska underskott

Självstyrande sektioner inom nuvarande förening

Arbetsgruppen har valt att också beakta andra alternativ än bildande av en alliansförening för att hantera den situation som föreningen befinner sig i.

Tidigare fanns i föreningen en organisation bestående av separata sektioner med egna styrelser och egen ekonomi, men inom ramen för föreningens totala verksamhet och ekonomi. I huvudstyrelsen fanns representanter för de olika sektionerna som dels ansvarade för sin egen verksamhet men också hade ett gemensamt ansvar för föreningens hela verksamhet.

Såvitt vi förstår har denna organisationsstruktur funnits i bakgrunden i föreningens nuvarande verksamhet, med de fyra ”sektionerna” Fotboll Elit, Futsal, Ungdom och Kamratgården. Exempelvis är ekonomin uppdelad på detta sätt.

I praktiken kan vi dock se att detta arbetssätt inte har tillämpats. Orsakerna tolkar vi som att det bland annat har varit svårt att rekrytera styrelser till de olika sektionerna. Men vi vet inte med vilken kraft, ambition och förmåga arbetet har bedrivits för att skapa en fungerande föreningsorganisation.

Nuvarande organisation uppfattas som otydlig och rörig. Förmodligen beroende på att för mycket arbetsuppgifter har hamnat på för få personer.

Utifrån de bakomliggande anledningarna till motionen och den situation förningen befinner sig i vill vi ändå framföra att en organisation med självstyrande sektioner inom nuvarande förening kan vara ett alternativ att beakta.

För att denna organisationsform ska kunna fungera på ett framgångsrikt sätt krävs:

Tydlig styrning, ledning och uppföljning
Tydlig ansvarsfördelning med tydligt regelverk
En vilja till ett gemensamt synsätt men delat ansvarstagande
Förtroende, delaktighet och transparens

Vi har valt att också belysa detta alternativs styrkor, svagheter, möjligheter och hot (SWOT).

Styrkor

Lättare att överblicka konsekvenser i en beprövad organisationsmodell
Lätt och snabbt att komma igång då det egentligen är förberett
Gemensamma spelarresurser i föreningen
Beslut tas av sektionen
Sektionerna tillhör en större organisation med möjlighet till stöd för varandra.
Starkare tillsammans i en större organisation

Svagheter

Sektionerna tillhör en och samma juridiska person och är beroende av att hela föreningen utvecklas på avsett sätt både organisatoriskt och ekonomiskt.

Möjligheter

En effektivare organisation som kan tillvarata samordningsfördelar
Bredare kompetensbas för att utveckla hela föreningens alla verksamheter
Gemensamt ungdomsarbete

Hot

Dålig kontroll av ekonomin inom en sektion kan påverka hela föreningens ekonomi.

Slutsats

Arbetsgruppens intentioner och grundläggande synsätt har varit att utgå från frågan om hur vi kan skapa bästa möjliga utvecklingsförutsättningar för föreningen som helhet och vad som är bäst för de olika verksamheterna. Det behöver långsiktighet och kontinuitet i föreningens agerande.

Vi bedömer att IFK Uddevalla kan välja vilket som av dessa två alternativ och få det att fungera. Oavsett alternativ behöver organisationerna bemannas på ett annat sätt än idag. Det måste finnas en förmåga att attrahera engagerade deltagare för att bemanna organisationerna.

Man måste dock beakta föreningens storlek och den pågående verksamheten om man ska välja alternativet alliansförening. Ett ganska omfattande arbete behöver sättas igång med bland annat en komplicerad process för att komma fram till hur alliansföreningarnas gränssnitt ska vara och hur nuvarande förenings ekonomi ska fördelas mellan de nya alliansföreningarna. Vi ifrågasätter om detta är meningsfullt och skapar något mervärde.

Vi tror att de två verksamheterna fotboll och futsal bör kunna utvecklas tillsammans och berika varandra inom en och samma förening

Rekommendation

Vi förordar att IFK Uddevalla väljer alternativet att utveckla sin organisation och skapa fungerande självstyrande sektioner med kompetenta och engagerade sektionsstyrelser. Man bör i sektionerna agera med eget ansvar för verksamhet och ekonomi.

De omedelbara åtgärder vi bedömer behöver ske är följande och i denna ordning:

Klara ut föreningens ekonomiska ställning i förhållande till föreningens ordförande
Inrätta en huvudstyrelse och sektioner för Fotboll, Futsal, Ungdom och Kamratgården.
Tydliggör huvudstyrelsens och de olika sektionernas ansvar, uppdrag, verksamhet och ekonomiska förutsättningar samt skilj tydligt på ekonomierna.
Aktualisera föreningens värderingar, förhållningssätt och vision
Starta en kraftfull rekryteringsprocess för att attrahera personer som vill arbeta i föreningen med den ”nya” strukturen och de nya förutsättningarna
Samla det nya manskapet och börja bygg laget, ta fram gemensamma målsättningar och genomförandeplaner.

Uddevalla 2019-05-28

Arbetsgruppen

Craig Stephenson Tommy Rasimus

Håkan Kragnert

P-O Hermansson

För frågor: Kontakta P-O Hermansson

0705-11 00 20